Chef d’entreprise, gérant de société ou auto entrepreneur, vous passez certainement une partie conséquente de votre temps à remplir vos obligations administratives, au détriment de tâches plus gratifiantes ou tout simplement plus rentables. Avec l’avènement du tout numérique, de nombreux outils sont venus simplifier le quotidien de tout un chacun, de la banque en ligne qui nous économise tant de papiers aux applications pour lire et écouter de la musique qui désencombrent nos intérieurs puisque notre bibliothèque tient désormais dans un smartphone. Des outils digitaux similaires existent pour simplifier la vie des entrepreneurs, et nous vous en présentons ici quelques-uns.
Le tampon encreur numérique
Vous connaissez certainement le tampon encreur classique, indispensable du quotidien des gérants d’entreprise, pour authentifier factures, devis et autres documents financiers ou administratifs. Mais le monde digital s’est aussi emparé de cet accessoire pour le dématérialiser. Vous n’avez désormais plus besoin de transporter votre cachet, puisqu’il se stocke dans votre ordinateur ou votre smartphone. Vous pouvez lire l’article sur la valeur juridique du tampon numérique du journal Cnews, pour comprendre pourquoi vous devrez toujours accompagner votre cachet dématérialisé d’une signature électronique.
Les suites collaboratives
Si vous travaillez en équipe, plusieurs personnes de votre entreprise disposent certainement d’informations complémentaires à mettre en commun pour remplir vos obligations administratives. Les suites collaboratives permettent de partager des documents en temps réel, sur lesquels chaque personne concernée pourra apporter sa contribution. En vous connectant à plusieurs sur un document de traitement de texte ou tableur, vous pourrez le remplir en équipe, chacun visualisant en direct les apports des autres. Ces outils permettent donc de gagner un temps considérable, tout en évitant les erreurs liées aux amendements et corrections multiples sur les documents.
Notre suite préférée est G Suite de Google, mais la suite Microsoft 365 est aussi très performante.
L’édition de devis et factures
Les devis et factures doivent bien évidemment être soigneusement rédigés, puisqu’ils emportent de nombreuses conséquences administratives, financières et juridiques. Il est donc conseillé de faire appel à un logiciel d’édition dédié. Heureusement, de nombreuses options sont disponibles sur internet, et vous trouverez nécessairement un logiciel adapté à vos besoins spécifiques. De la gestion de la TVA à l’émission d’alertes de suivi, en passant par le choix des devises, les options de votre logiciel sont à choisir avec soin pour que votre quotidien soit facilité au maximum. Certains logiciels d’édition sont même gratuits et peuvent implémenter vos devis et factures dans votre comptabilité.
Les logiciels de comptabilité en ligne
La comptabilité est souvent le cauchemar des entrepreneurs et des gérants qui s’occupent eux-mêmes de cette tâche. Laborieux et fastidieux, le travail de comptabilité peut être largement facilité par des logiciels en ligne intuitifs, ludiques et efficaces. L’idéal est de lier votre facturation pour gagner énormément de temps de saisie. Choisissez un logiciel de comptabilité adapté à votre forme sociale et à votre régime de TVA, pour que soient calculés automatiquement vos impôts et cotisations.
L’autre avantage non négligeable de la solution comptable en ligne est qu’elle vous est accessible partout dans le Monde, puisque vous n’avez qu’à vous connecter avec vos identifiants pour accéder à vos données.
Les outils de gestion de paie
Là encore, gérer les fiches de paie est souvent une tâche complexe qui nécessite toute l’attention d’un salarié, au moins à temps partiel, selon la taille de votre entreprise.
Certains logiciels vous permettent de gérer les absences, les notes de frais et d’éditer automatiquement les fiches de paie de vos salariés, le tout en ligne, pour une accessibilité et une praticité exemplaires. Où que vous soyez dans le Monde, vous et vos employés pourront accéder au logiciel pour en faire l’usage autorisé à chacun. Certains permettent même aux employés de se créer un espace personnel sur lequel ils pourront télécharger leurs fiches de paie, renseigner leurs heures de travail, poser des dates de congés et, si besoin, demander le remboursement de leurs notes de frais.
Nous espérons vous avoir aidé à trouver quelques outils numériques pour simplifier votre quotidien, en ce qui concerne vos tâches administratives. Mais le soutien du numérique ne s’arrête pas là et peut aussi vous accompagner dans les relations avec vos clients, le recrutement, la gestion de projets ou encore la communication et le marketing.
