Le choix d’un conférencier hors pair détermine le succès de votre événement. Que vous organisiez un séminaire, une remise de prix ou un diner d’entreprise, cet orateur, aussi brillant soit-il, doit satisfaire à vos différentes exigences : choix de la thématique, durée de l’intervention, participation du public… Pour vous permettre de briefer au mieux votre conférencier avant le jour J, suivez les trois conseils suivants.
1 – Déterminer les objectifs de l’événement
Choisir un conférencier pour son aura avant même de définir les objectifs de votre événement n’est pas la bonne méthode. Commencez d’abord par identifier avec précision le but de votre conférence et les résultats à atteindre.
Lorsque les lignes directrices de votre événement sont clairement établies, faites une liste des conférenciers susceptibles de cocher toutes les cases. Retenez alors l’intervenant qui saura le mieux séduire votre auditoire par sa personnalité ou sa renommée.
Expliquez-lui pourquoi vous l’avez choisi en détaillant les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la mise en lumière de son histoire et de son expertise.
2 – Faire participer le conférencier
Le rôle d’un conférencier ne se limite pas à un monologue. Il peut très bien participer à votre événement après son intervention en dinant avec vos invités, en participant aux ateliers ou en animant des réunions. Ce cadre informel est une vraie opportunité pour le personnel de l’entreprise de profiter de son expertise à travers des conversations à bâtons rompus.
Si votre conférencier a sorti un nouveau livre, vous pouvez également en profiter pour organiser une séance de dédicace. S’il est célèbre, demandez-lui aussi de faire des selfies avec vos salariés. Mais pensez à aborder tous ces points en amont de l’événement pour obtenir son accord.
3 – Valider les conditions de son intervention
Lors de son intervention, votre conférencier doit se sentir à l’aise. Evoquez avec lui tous ses besoins matériels lors d’une rencontre préalable à l’événement. Lui faut-il une sonorisation, un vidéoprojecteur ou une connexion internet ? Veillez à caler toute la logistique pour éviter les impondérables de dernière minute.
Pensez aussi à mettre à sa disposition des bouteilles d’eau et quelques fournitures de bureau dont il pourrait avoir besoin (crayon, papier…). Enfin, anticipez les problèmes et prévoyez des solutions de secours. Si votre évènement se déroule en extérieur, la pluie pourrait venir tout gâcher…
